Quy trình đăng ký số tổng đài chuyên nghiệp

Các bước đăng ký số tổng đài
Rate this post

Đăng ký số tổng đài là điều kiện bắt buộc nếu công ty mong muốn tối đa hóa quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, đây còn là cách khẳng định niềm tin thương hiệu với đối tác, khách hàng tiềm năng.

Dù vậy, có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lựa chọn và các bước đăng ký số tổng đài. Do đó, bài viết sau đây cung cấp các thủ tục sở hữu số hotline đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí,…

Số tổng đài là gì?

Số tổng đài còn được biết đến là số hotline, số điện thoại công ty,… Đây là kênh đại diện cho tổ chức khi khách hàng, đối tác có mong muốn liên lạc nhanh nhất qua cuộc gọi. Do thế, tổng đài còn được xem là “bộ mặt” của mọi doanh nghiệp, chứng tỏ uy tín, sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.

Thị trường hiện nay có khá nhiều đầu số giúp tổ chức dễ dàng lựa chọn. Tuỳ thuộc vào mục tiêu sử dụng, công ty sẽ đăng ký số tổng đài phù hợp, trong đó:

  • Đầu số tổng đài 1900.
  • Đầu số tổng đài 1800.
  • Đầu số cố định theo khu vực.
  • Đầu số di động.
Đăng ký số tổng đài
Đăng ký số tổng đài là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH.

Tại sao tổ chức cần đăng ký số tổng đài?

Có thể công ty chưa biết, nhưng việc mua số hotline sẽ mang đến nhiều ưu điểm. Trong đó phải kể đến như:

  • Tạo ấn tượng với khách hàng

Hotline là điều kiện giúp doanh nghiệp tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi liên hệ. Đặc biệt, khi sử dụng đầu số 1800, 1900 dễ dàng tạo nên độ tin cậy, dễ nhớ, thiện cảm so với số di động cá nhân.

Trường hợp sử dụng số di động, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ evoice brandname nhằm mã hoá số điện thoại thành tên thương hiệu/doanh nghiệp.

  • Tăng trưởng tỷ lệ chốt sale

Việc đăng ký số tổng đài chứng tỏ sự chuyên nghiệp, nâng tầm giá trị trong mắt khách hàng, đối tác. Ngoài ra, đây là cơ sở tạo uy tín, lòng tin, điều này giúp quy trình chốt sale trở nên dễ dàng, thành công hơn.

  • Chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH

Điểm đặc biệt, nếu kết hợp số hotline và hệ thống tổng đài call center. Đây là bước giúp công ty bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Là nền móng nhằm tối ưu quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng.

Không chỉ vậy, giải pháp tổng đài còn đáp ứng tất cả các tính năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, chấm điểm cuộc gọi, phân luồng cuộc gọi, call center, auto call với AI chuyên nghiệp,…và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM quản lý khách hàng của công ty.

> Xem ngay: 5 Ưu Thế Vượt Trội Khi Sử Dụng Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp

Các bước đăng ký số tổng đài cho công ty

Với những thông tin trên, chắc là công ty cũng biết được tầm quan trọng của số hotline. Không những vậy, thị trường hiện nay có tỷ lệ cạnh tranh khốc liệt, nếu doanh nghiệp không đầu tư vào quy trình chăm sóc và tiếp cận thì có thể bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.

Các bước đăng ký số tổng đài
Hướng dẫn đăng ký số hotline doanh nghiệp đơn giản và nhanh chóng nhất

Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Đăng ký số tổng đài tổ chức

  • Lựa chọn những đầu số hotline hợp với công ty (Đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
  • Đưa các giấy tờ (Bản sao) cần thiết như Giấy phép kinh doanh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
  • Chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.

Bước 2: Chọn lựa tổng đài sử dụng

  • Công ty chọn lựa thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu sử dụng (Tổng đài Cloud Call Center, Call Center, nội bộ IP PBX,…).
  • Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
  • Lắp đặt tổng đài với đầu số hotline tổ chức đã chọn trước đó.

Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối

Sau khi chọn được dịch vụ tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để hoạt động, tổ chức cần trang bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, wifi,…

Bước 4: Cài đặt hệ thống và triển khai vận hành

Cuối cùng, để giải pháp tổng đài được hoạt động, tổ chức cần thiết lập một số bước cơ bản dưới đây:

  • Địa chỉ/Đơn vị thiết lập tổng đài và thiết lập các tính năng phù hợp với tổ chức sử dụng.
  • Tạo dựng lời chào tổng đài và những phím tắt theo yêu cầu doanh nghiệp.
  • Cài đặt và phân luồng con số nhân viên tổng đài, telesale,…
  • Viết, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các tính năng trong hệ thống.
  • Cài đặt địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
  • Tiến hành và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng và vận hành tối ưu.
  • Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
  • Sẵn sàng một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ,…Và một số yêu cầu khác.
Tôgnr đài gọi tự động OMICall
OMICall – Hệ thống tổng đài được đông đảo doanh nghiệp tin tưởng sử dụng

Song, nếu muốn quá trình đăng ký số tổng đài diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Công ty có thể nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ tại OMICall – Hệ thống tổng đài đa kênh thông minh, phù hợp với mọi doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.

Tại đây, công ty có thể hoàn toàn yên tâm vì mọi thủ tục sẽ được thực hiện minh bạch nhưng vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật. Đồng thời, OMICall có hệ thống kho số tổng đài lớn nhất thị trường hiện nay với mức giá cạnh tranh, đa dạng đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo Giá Tổng Đài Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất 2022

Tạm kết

Mong là những thông tin được chia sẻ trên đã giúp công ty định hình được tầm quan trọng và các bước đăng ký số tổng đài. Nhanh chóng “cải tạo” doanh nghiệp của mình ngay hôm nay từ những bước cơ bản nhất.

Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *