Tổng đài Analog là gì? Doanh nghiệp nên đầu tư sử dụng hay không?

Tổng đài Analog là gì? Doanh nghiệp nên đầu tư sử dụng hay không?

Trong cộng đồng người sử dụng ngày nay có rất nhiều mô hình tổng đài với các cách thức vận hành qua nhiều nền tảng công nghệ khác nhau. Mặt khác, sự phong phú của tổng đài nhằm thuyết phục mong muốn của tổ chức, phù hợp với quy mô cũng giống như lĩnh vực kinh doanh của họ.

Sự phổ biến của tổng đài Analog hiện nay không cần phải bàn cãi khi hầu hết công ty đều đã từng hoặc đang sử dụng. Công cụ này phục vụ cho việc liên lạc, bán hàng và hỗ trợ khách hàng qua di động. Còn bạn, bạn đã biết tới tổng đài Analog chưa?

Hệ thống tổng đài Analog là gì?

Tìm hiểu công nghệ Analog

Công nghệ Analog hay còn gọi là Tín hiệu Analog – Một dạng tín hiệu có khả năng “biến hoá” qua thời gian. Chúng biến đổi dưới hình thức tương tự nhau, chỉ khác về cường độ khi truyền tải. Hiểu theo cách đơn giản hơn, Đây là tín hiệu âm thanh. Sự tồn tại lâu đời của nó đã làm ra chỗ đứng cụ thể trên thị trường viễn thông, được phần mềm rộng rãi trong thực tế.

Trong lĩnh vực viễn thông, Analog hiện hữu ở dạng sóng điện từ. Ngoài ra, chúng còn rất nhiều dạng tín hiệu khác được sử dụng phổ cập trong cuộc sống hằng ngày.

Hệ thống tổng đài Analog

Một “sản phẩm” vô cùng thành công của công nghệ Analog chính là khai sinh ra bộ máy tổng đài. Để doanh nghiệp có khả năng sử dụng các quy trình vào bán hàng, liên lạc, họ phải đầu tư về các thiết bị phần cứng. Sau đó chia thành nhiều máy nhánh đến từng văn phòng, bộ phận không giống nhau trong đơn vị. Mọi công việc trên tổng đài được xảy ra qua đường line kéo từ bưu điện về đến văn phòng.

Một vài ứng dụng khác của công nghệ Analog trong đời sống

• Điều khiển thiết bị phụ tải điện vào điện áp
• Thiết bị đo nhiệt độ
• Trang, thiết bị và máy móc công nghiệp

Ưu điểm của tổng đài Analog

Tổng đài Analog là một trong các loại tổng đài lâu đời nhất, được sự tin sử dụng của vô số công ty xuất phát từ đa dạng lĩnh vực buôn bán. Điều đấy không hề lạ gì bởi nó sở hữu một danh sách điểm tốt vô cùng nổi bật như sau:

Về đầu tư, vận hành

• Chi phí gọi nội bộ hoàn toàn không mất phí. Phục vụ cho nhu cầu làm việc liên phòng ban khi vào thời điểm hiện tại mỗi công ty đều sở hữu từ 2 phòng ban/bộ phận trở lên
• Người sử dụng có thể kiểm soát chi phí cước gọi bởi tổng đài hỗ trợ việc tích hợp, thiết lập ứng dụng tính cước vào bộ máy để tính toán khoản chi
• Hoạt động độc lập không dựa vào internet và điện
• Tiết kiệm khoản chi lắp đặt đối với tổng đài IP từ 5 – 10%
• Hỗ trợ nghe/gọi không mất nhiều chi phí khi hệ thống tích hợp VoIP. Với điều kiện hệ thống phải được liên kết giữa các trụ sở, chi nhánh của tổ chức

Về tính năng

• Tổng đài cho phép người dùng trang bị nhiều loại thiết bị điện thoại. Mỗi nhân viên hay bộ phận đều có thể trải nghiệm điện thoại với số nội bộ riêng biệt
• có khả năng thiết lập tiếng đổ chuông tùy ý ở bất kỳ điện thoại nào khi sử dụng tổng đài
• Các cuộc gọi nội bộ được bảo mật hoàn toàn
• giúp đỡ cài đặt lời chào người mua hàng tự động theo kịch bản của tổ chức đã có sẵn

Điểm không tốt của tổng đài Analog

Sở hữu khá nhiều ưu điểm vượt trội là thế, mặc dù vậy theo thời gian thì những bất cập, điểm không tốt nhất định của tổng đài Analog đã làm ra cho doanh nghiệp quá nhiều chông gai và cản trở khi dùng. Đặc biệt là ở thời kỳ cách mạng 4.0 đang được diễn ra trên toàn cầu, các doanh nghiệp đều đã, đang và sẽ chuyển đổi số, app công nghệ vào quá trình bán hàng để mang đến hiệu quả bán hàng tốt nhất.

Sự ra đời của tổng đài sáng tạo (Tổng đài ảo) đã dần chiếm ưu điểm, được ưa chuộng và đón nhận nhiều hơn bởi sự hiệu quả, tối ưu về công nghệ. Liệu những điểm không tốt sau có khiến cho tổng đài Analog trở nên lạc hậu và dần bị bỏ quên hay không?

Về đầu tư, vận hành

• Là hệ thống vật lý nên tổng đài Analog không tương thích với mạng LAN, đòi hỏi công ty phải đầu tư dây line điện thoại riêng biệt vô cùng rườm rà.
• Khi công ty chuyển đổi trụ sở, chi nhánh thực hiện công việc thì việc kéo line cũng rất phức tạp, chông gai
• Khi doanh nghiệp cần mở rộng bộ máy sẽ phải tốn kém thêm chi phí về nâng cấp phần cứng, kéo thêm line, thêm card hỗ trợ,… và mất thời gian, gây trì trệ liên quan đến công đoạn công việc kinh doanh
• Các khoản chi như bảo trì định kỳ, sửa chữa, nâng cấp hệ thống vô cùng đắt đỏ và tốn kém

Về tính năng

• Chỉ phục vụ cho doanh nghiệp mong muốn nghe, gọi căn bản
• Hạn chế về mặt đa dạng tính năng cũng làm ra nhiều phiền toái khi dùng
• Ở một thời điểm chỉ nhận được một cuộc gọi, dẫn đến hiện trạng máy bận khi người mua hàng gọi đến. Liên quan đến chất lượng dịch vụ người mua hàng của doanh nghiệp
• Tổng đài Analog không giúp đỡ mang lại API để Kết hợp với các ứng dụng quản lý hỗ trợ khách hàng (CRM, ERP)
• Không thể quản lý đội ngũ bán hàng, telesale vì tổng đài không giúp đỡ người sử dụng ghi âm cuộc gọi.
• Không thể giám sát chất lượng cuộc gọi xảy ra như thế nào, nhân sự hỗ trợ khách hàng có tốt không,…
• Chi nhánh, bộ phận khác nhau không có mối quan hệ rành mạch với nhau qua tổng đài

Tổng đài Analog gồm có những gì?

Các tín hiệu đầu vào

Khi đăng ký thiết lập tổng đài Analog, bưu điện sẽ mang lại tín hiệu đầu vào cho công ty. Tổng đài Analog hoạt động dựa trên cách thức chuyển đổi các tín hiệu của âm thanh, biến chúng trở thành sóng điện tử. Khi truyền đi, điện thoại từ khi bắt đầu dây bên kia sẽ nhận được sóng điện tử với tần số, biên độ không giống nhau.

Hệ thống tổng đài sử dụng công nghệ CSN nhằm mục tiêu truyền tải tín hiệu qua các đoạn dây mắc tiếp nối với nhau và làm ra cuộc tương tác nói chuyện hai chiều.

Thiết bị chuyển mạch

Doanh nghiệp cần phải xác định đúng nhu cầu sử dụng của mình, ngoài ra cần căn cứ vào quy mô bán hàng của công ty để quyết định đăng ký số lượng thiết bị chuyển mạch ổn. Tránh hoàn cảnh khá nhiều hay quá ít, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh, tốn kém chi phí.

Các thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối hay còn gọi là điện thoại cố định, được kết nối với bộ máy tổng đài để liên lạc với người mua hàng hay nhận cuộc gọi. Nhà cung cấp hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp việc đi dây cáp đến các vị trí doanh nghiệp đặt điện thoại.

Cách thức hoạt động của tổng đài Analog ra sao?

Tổng đài Analog được gắn móc chuyển đổi để gắn vào đường dây của điện thoại cố định. Khi móc này được tách ra thì đường dây điện thoại sẽ tự cài đặt kết nối đến đường mạch dẫn của hệ thống. Khi người sử dụng quay số từ điện thoại Analog, tín hiệu điện tử sẽ được gởi đi từ bộ phận truyền dẫn.

Lời kết

Tổng đài Analog ở thời điểm vài năm trước được xem là một công cụ bắt buộc phải làm bởi mong muốn tư vấn, kinh doanh xuất phát từ công ty lẫn người mua hàng luôn song hành cùng nhau. Tuy nhiên ở thời điểm hiện tại, mong muốn về nghe gọi đã trở nên quá cơ bản. Công ty trong thời kỳ chuyển đổi số cần một tổng đài hiện đại và đa công dụng hơn để có thể phục vụ nhiều mong muốn không giống nhau trên cùng một hệ thống để quản lý. Việc này sẽ giúp công ty tối ưu hơn về hiệu quả kinh doanh, năng suất công việc cũng như tiết kiệm khoản chi.

Tổng đài ảo chính là sự thay thế tốt nhất cho doanh nghiệp nào đã, đang và có ý định chuyển đổi bộ máy. Bởi không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi lên đến 50% đối với tổng đài Analog. Tổng đài ảo được kết hợp vô vàn tính năng sáng tạo, hiện đại. Tối ưu thời gian, chi phí vận hành và đạt kết quả tốt kinh doanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ tổng đài ảo, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP sáng tạo – OMICall
• Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT

• Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, TP. HCM
• Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
• Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh