Tất cả những gì bạn cần biết về tổng đài trả lời tự động

Tổng đài trả lời tự động
Rate this post

Chắc là khi gọi đến tổng đài bạn đã không còn xa lạ với một giọng nói tự động hướng dẫn bước thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là giải pháp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Vậy hãy cùng chúng tôi giải đáp về hệ thống này nhé.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Tổng đài trả lời tự động là gì?

Tổng đài trả lời tự động là chức năng cơ bản trên tổng đài giúp phân luồng người dùng qua các số bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, điều hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để giải đáp khó khăn của khách hàng.

Phương thức hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng thực hiện gọi đến tổng đài họ sẽ được nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn nói bao gồm lời chào và chỉ dẫn thao tác trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo yêu cầu của khách hàng.

Gợi ý đoạn ghi âm sẵn:

  • “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
  • Phím 1 phòng Kinh doanh
  • Phim 2 phòng Kế toán
  • Phím 3 phòng Nhân sự
  • Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
  • Phím 4 phòng Marketing
  • Phím 0 để gặp tổng đài viên
  • Xin cảm ơn”

Từ đó quy trình được tối ưu hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên lạc thẳng phòng ban mà mình cần.

Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?

Lợi điểm tổng đài trả lời tự động mang lại

Sự ra mắt của hệ thống trả lời tự động đem lại nhiều lợi ích cho công ty và người dùng, chi tiết như sau:

Giảm khối lượng công việc

Hằng ngày, bộ phận lễ tân đón nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý khó khăn người dùng.Vì vậy tỉ trọng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Vì vậy khi ứng dụng tổng đài tự động, người dùng chỉ cần nhấn phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc biệt là vẫn quản lý được quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Điều này đã hỗ trợ cho bộ phận tiếp tân giảm đi một khối lượng lớn công việc. 

Tiếp cận nhanh hơn

Tổng đài được giúp đỡ từ bộ phận lễ tân, khách hàng phải giải trình rõ khó khăn cho họ hiểu. Tiếp theo đó phải chờ lễ tân kết nối tới đúng phòng ban. Tiếp theo, khách hàng sẽ giải trình vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi thứ được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và nhấn phím gặp các phòng ban có thể hỗ trợ.

Chuyên nghiệp

Các vấn đề hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đem lại hình ảnh công ty của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Tối ưu chi phí hoạt động

Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với số tiền doanh nghiệp bỏ ra thuê nhân viên trực điện thoại.

Không chỉ thế, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, chuyển văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và còn nhiều công năng được tích hợp vào hệ thống.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Một số vấn đề khi sử dụng tổng đài trả lời tự động

Sau đây là một số cân nhắc giúp tổ chức xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:

  • Lời chào ngắn gọn, đủ ý: Tổ chức nên đưa ra câu chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Không nên dài dòng, rề rà vì những điều đó sẽ khiến người dùng mất kiên nhẫn.
  • Chắc chắn thông tin chính xác: Cho dù tổ chức có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.

Tạm kết

Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới tối ưu hơn hình thức nhân viên trực tổng đài như trước. Mong những thông tin trên sẽ mang lại nhiều kiến thức hữu ích cho Quý khách hàng.

Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua: 

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT 

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *