Tổng đài trả lời tự động là gì? Cần lưu ý gì khi sử dụng tổng đài trả lời tự động?

tổng đài trả lời tự động
Rate this post

Chắc là khi gọi đến tổng đài bạn đã quá quen thuộc với một giọng nói tự động hướng dẫn các thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là loại hình đem lại nhiều lợi điểm cho cơ quan. 

Vậy hãy cùng chúng tôi giải đáp về hệ thống này nhé.

tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Tổng đài trả lời tự động là gì?

Tổng đài trả lời tự động là chức năng cơ bản trên tổng đài giúp phân loại khách hàng qua các phím bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý yêu cầu của khách hàng.

Nguyên lý hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi điện đến tổng đài họ sẽ được nghe một đoạn ghi âm cài sẵn. Trong đoạn thoại chứa lời chào mừng và hướng dẫn tương tác trên bàn phím để chuyển hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng.

Ví dụ đoạn ghi âm sẵn:

“Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:

Phím 1 phòng Kinh doanh

Phim 2 phòng Kế toán

Phím 3 phòng Nhân sự

Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế

Phím 4 phòng Marketing

Phím 0 để gặp tổng đài viên

Xin cảm ơn”

Từ đó quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ điều hướng thẳng phòng ban mà mình mong muốn.

Lợi ích tổng đài trả lời tự động mang lại

Sự xuất hiện của hệ thống trả lời tự động mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan và khách hàng, cụ thể như dưới đây:

Giảm tải công việc

Hằng ngày, bộ phận lễ tân nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý vấn đề khách hàng.Vì vậy lượng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Do đó khi ứng dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc biệt là vẫn đảm bảo được quá trình chăm sóc khách hàng hiêu quả. Điều này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm tải khối lượng công việc. 

Tiếp cận nhanh hơn

Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng cần trình bày rõ vấn đề cho họ hiểu. Sau đó phải chờ lễ tân kết nối với đúng phòng ban. Sau đó, khách hàng phải giải thích vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động tất cả vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo chỉ dẫn và bấm phím để gặp]gặp các phòng ban chuyên môn hỗ trợ.

Chuyên nghiệp

Các bất cập hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh chóng, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Giúp hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Tối ưu chi phí vận hành

Chi phí đầu tư cho hệ thống rất rẻ so với chi phí cơ quan bỏ ra thuê nhân viên trực điện thoại.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, chuyển văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… rất nhiều tính năng được lắp đặt vào hệ thống.

tổng đài tự động
tổng đài tự động

Những lưu ý khi áp dụng tổng đài trả lời tự động

Dưới đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:

Lời chào ngắn gọn, rõ ràng: Cơ quan nên cung cấp lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đưa vào vấn đề. Không nên dài dòng, chậm chạp vì những điều đó sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.

Cam đoan thông tin chính xác: Mặc dù công ty có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng sẽ mất khá nhiều thời gian.

Tạm kết

Bài viết hôm nay đã đem lại thông tin về định nghĩa và lưu ý khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là trend mới tối ưu hơn hình thức nhân sự trực tổng đài trước đây. Mong những thông tin trên sẽ truyển tải nhiều thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.

Chúng tôi đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo OMICall tích hợp tổng đài trả lời tự động.

Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua: 

  • Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
  • Hotline: 0899 90 98 68 –  0287 1010 898

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT 

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *