Xu hướng chuyển đổi, nâng cấp từ hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống (Analog) đã lỗi thời sang hệ thống tổng đài call center đã và đang dẫn đầu xu hướng trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, để có thể sử dụng tổng đài contact center một cách hiệu suất thì người dùng phải nắm rõ 12 bước thiết lập tổng đài ảo dưới đây. OMICall đã tổng hợp lại, mời bạn theo dõi ngay để biết thêm chi tiết nhé!
Thiết lập tổng đài VoIP có mấy bước?
Tổng đài call center nói riêng hay bất kỳ công cụ, dịch vụ nào trước khi được đưa vào sử dụng cũng cần phải biết được 03 bước:
Giai đoạn tìm tòi, chuẩn bị
Giai đoạn di chuyển và thiết lập
Giai đoạn sau khi cài đặt tổng đài contact center
Nhìn tổng quát, tổng đài contact center là một giải pháp nghe/gọi trực tiếp trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Mọi thông tin, data đều được lưu trữ trực tiếp trên internet. Vì thế cơ quan sử dụng có thể giảm được chi phí cũng như tiến trình nghiên cứu để đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, nối dây cáp,… như hệ thống tổng đài Analog cũ ngày xưa.
Đến đây chắc bạn sẽ đặt ra câu hỏi: “Nếu đã không mất thời gian để đầu tư vào hạ tầng viễn thông, vậy chúng ta nghiên cứu và chuẩn bị như thế nào? Di chuyển và lắp đặt ra sao?”
Bước 1: Xác định nhu cầu khi thiết lập tổng đài contact center
Để đi đến quyết định chuyển sang hệ thống mới, bạn phải nắm bắt được nhu cầu dung tổng đài điện thoại của mình là gì nhằm giúp lựa chọn gói cung cấp phù hợp, tránh trường hợp bị thiếu hay lãng phí. Chẳng hạn:
Extension – Số lượng người dùng trên tổng đài
Ngân sách
Các yêu cầu về thủ tục, pháp lý
Các trang thiết bị đầu cuối cần chuẩn bị
…
Bước 2: Ưu tiên lắp đặt tính năng phục vụ cho nhu cầu
Đây là một số chức năng tổng đài contact center OMICall mang đến cho bạn khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi:
Không giới hạn mở rộng máy nhánh
Trả lời cuộc gọi tự động (IVR)
Quản lý info khách hàng (Tích hợp CRM)
Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
Gọi trong doanh nghiệp miễn phí 100%
Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
Video Call, Chatbot
Quản lý, giám sát đội ngũ
…
Bước 3: Kiểm tra băng thông
Tổng đài Đa Kênh Thông Minh (Tổng đài ảo) hoạt động hoàn toàn trên Internet, vì vậy bạn cần chắc chắn công ty bạn đáp ứng được băng thông đủ rộng để thực hiện các cuộc gọi thật mượt mà. Dù là đây không phải là vấn đề quá lớn, theo như báo cáo của Ookla thì mọi băng thông được doanh nghiệp sử dụng hiện nay đều có độ rộng trung bình trên 50 Mbps.
Các cuộc gọi được đánh giá chất lượng qua tổng đài ảo đều phải tuân thủ các quy luật sau:
Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn
Bước 4: Chọn lựa sử dụng thiết bị đầu cuối
Để thiết lập tổng đài ảo, việc chọn lựa sử dụng thiết bị đầu cuối như thế nào sẽ phụ thuộc rất lớn vào nhu cầu của doanh nghiệp. Tuỳ vào tính chất công việc của đội ngũ nhân viên là thường xuyên di chuyển bên ngoài hay chủ yếu làm việc tại văn phòng.
Nếu nhân sự thường xuyên đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng,… thì doanh nghiệp nên sử dụng Softphone. Ngược lại, nếu nhân sự chủ yếu ngồi tại văn phòng thì bạn hãy sử dụng IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để chất lượng cuộc gọi được tốt nhất.
Bước 5: Thay đổi đầu số
Nếu bạn là một công ty mới thành lập hoặc muốn chuyển mới hệ thống hoàn toàn, không muốn dùng lại đầu số cũ thì hãy đăng ký một đầu số mới. OMICall ngoài cung cấp tổng đài contact center cho cơ quan, còn hỗ trợ cung cấp đến Quý Khách Hàng kho số tổng đài chất lượng với đủ loại đầu số: 1800, 1900, 028, 024, mobile SIP,…
Ngoài ra nếu bạn vẫn muốn sử dụng đầu số hotline đã gắn liền với thương hiệu của mình, chỉ cần thông báo với OMICall. Chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển đổi đầu số từ PSTN sang VoIP vô cùng nhanh chóng.
Bước 6: Tạo mới và quản lý người dùng
Tại bước này, bạn chỉ cần thống kê chi tiết danh sách những người sẽ sử dụng hệ thống tổng đài ảo. Thí dụ như bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ bao gồm ai? Bộ phận bán hàng sẽ có những nhân viên nào? Ai sẽ là người có quyền quản lý và phân bố công việc trên phần mềm tổng đài?…
Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối
Đây là bước thiết lập các thiết bị đầu cuối cho tổng đài VoIP. Nếu bạn đang sử dụng softphone, nhà cung cấp sẽ tạo ra cho mỗi nhân sự một tài khoản để đăng nhập riêng biệt. Nếu bạn dùng IP Phone, số lượng IP Phone sẽ được OMICall giao theo đúng số lượng user mà bạn đăng ký.
Bước 8: Xây dựng kịch bản cuộc gọi
Tại bước này, bạn chỉ cần xây dựng kịch bản cuộc gọi có điều hướng rõ ràng để đưa vào tính năng IVR trên công cụ. Điều này sẽ giúp bạn tương tác tức thời với khách hàng khi họ liên hệ đến tổng đài, tránh trường hợp thiếu nhân sự trực và khách hàng không được chăm sóc, tư vấn kịp thời.
Sử dụng tổng đài cloud, bạn có thể biến đổi kịch bản cuộc gọi bất cứ lúc nào. Vì vậy bạn có thể tối ưu trên từng chặng đường kinh doanh của mình, mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Bước 9: Test thử kết nối mạng
Khi đã thiết lập tổng đài contact center thành công, hãy dùng thử kết nối mạng trên tổng đài có ổn định hay không, độ trễ nhiều hay ít bằng cách:
Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
Sử dụng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi
Bước 10: Trải nghiệm thử máy nhánh
Sau các bước trên, mọi thứ trên tổng đài đã gần như hoàn thành. Ngoài ra bạn cần kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng các người dùng đã được sắp xếp đúng vị trí trên tổng đài. Không chỉ thế, bạn có thể gọi nội bộ cho nhau để xác định một cách chính xác hơn.
Bước 11: Xây dựng lời chào tổng đài
Lời chào đóng vai trò khá quan trọng ở bất kỳ cuộc gọi nào, vì nó giúp khách hàng xác định được mình đã liên hệ đúng với hotline cơ quan hay chưa. Không chỉ thế, lời chào thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp đối với từng khách hàng của mình.
Bước 12: Lắp đặt thêm các tính năng bổ sung
Bước này sẽ giúp cơ quan hoàn thiện 100% những yếu tố một tổng đài ảo cần có, giúp tối ưu cách làm việc và hiệu suất của toàn đội ngũ.
Vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
