Doanh nghiệp của bạn mong muốn lắp tổng đài cho văn phòng tuy nhiên chưa biết bắt đầu từ đâu và cần lưu ý những gì?. Bài content hôm nay chúng tôi sẽ định nghĩa về tổng đài và giải đáp câu hỏi thắc mắc trên. Cùng theo dõi nhé!
Tìm hiểu định nghĩa tổng đài
Tổng đài hiểu thực tế là một bộ máy chuyển mạch điện thoại tự động trong một đơn vị tư nhân. Hoặc có khả năng biết tới là một hệ thống chuyển mạch giúp các đầu cuối liên hệ cho nhau và gọi ra ngoài dựa trên một số đường thuê bao của các nhà mạng.
Hiện nay có hai dạng tổng đài doanh nghiệp hay sử dụng:
- Tổng đài Analog (Tổng đài truyền thống): Nó là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng. Khi công ty đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ kéo line trực tiếp trung kế khách hàng. Từ đó công ty đấu nối với tổng đài analog để cấu hình và chia máy nhánh trên đó.
- Tổng đài ảo (Tổng đài VoIP): là dịch vụ nghe – thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm khoản chi thoại xuống mức thấp nhất. Từ đấy, Kết hợp với công cụ CRM (quản lý khách hàng) để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.
Lưu ý khi lắp tổng đài cho văn phòng
Chọn lựa tổng đài
Nếu như doanh nghiệp đang dùng tổng đài analog thì có thể cân nhắc sử dụng tổng đài ảo để có nhiều chức năng đáp ứng nhu cầu thiết yếu. Nhưng nếu như muốn tận dụng lại hệ thống cũ thì hãy sử dụng VoIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu từ analog sang VoIP.
Xác định rõ nhu cầu cần lắp tổng đài cho văn phòng
Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu không giống nhau về bộ máy tổng đài. Đôi khi doanh nghiệp chỉ phải nghe gọi căn bản, nhưng một số lại cần thêm tính năng tích hợp CRM, quản lý nhân sự, quản lý người mua hàng,… ngoài ra, doanh nghiệp phải xác định được số lượng người sử dụng để có khả năng thiết lập hệ thống cho phù hợp.
Tìm kiếm đầu số ổn
Sau khi nắm rõ ràng được mong muốn, doanh nghiệp cần tìm kiếm đầu số phù hợp. Nó là 2 đầu số phố biến nhất hiện nay:
- Đầu số 1900
- Đầu số 1800
Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi đi từ tổng đài. Chọn lựa thiệt ổn sẽ giúp năng suất cũng giống như chất lượng cuộc gọi được nâng cao. Nếu như thường xuyên di chuyển thì nên tìm kiếm Softphone.
Thiết lập đường truyền Internet ổn định
Đường truyền Internet là điều kiện bắt buộc phải có để tổng đài hoạt động. Để cuộc gọi được ổn định doanh nghiệp nên trang bị đường truyền riêng để tránh thiết bị ngoại vi truy cập. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên backup 1-2 đường truyền mạng, phòng hoàn cảnh đường truyền chính gặp sự cố.
OMICall mang lại và lắp tổng đài cho văn phòng
Tổng đài ảo OMICall giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi, bộ máy dàng mở rộng, không cần cá thiết bi vật lý cồng kềnh vì được vận hành trên hệ thống đám mây.
Dây chính là tổng đài ảo ứng dụng phần mềm trí tuệ nhân tạo đầu tiên tại Việt Nam. Nhờ vậy giúp công ty quản lý tốt công việc hỗ trợ khách hàng và giám sát chất lượng cuộc gọi đạt kết quả tốt.
Trong những năm qua OMICall đã làm việc với rất nhiều công ty và doanh nghiệp khởi nghiệp. OMICall tạo điều kiện cho các công ty của chúng ta tạo ra nhiều lợi nhuận hơn, bằng việc tạo ra và phát triển tổng đài ảo thông minh, thúc đẩy sự tương tác và kết nối giữa người mua hàng với nhân viên chăm sóc, từ đấy làm ra doanh số cho công ty của chúng ta.
Tạm kết
Trên đây là những lưu ý khi công ty muốn lắp tổng đài cho văn phòng. Mong những nội dung trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp nào đang chuẩn bị xây dựng hệ thống tổng đài.
Chúng tôi đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo OMICall tích hợp CRM, quản lý nhân sự, quản lý người mua hàng,… Bên cạnh đấy, chúng tôi còn giúp đỡ tư vấn đầu số tổng đài cho công ty.
Nếu như cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP thông minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
